Политика конфиденциальности

Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

Содержание

1. Общие понятия и сфера применения
2. Перечень баз персональных данных
3. Цель обработки персональных данных
4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта’персональных данных
5. Местонахождение базы персональных данных
6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей’обязанностей, срок хранения персональных данных
8. Права суб’объекта персональных данных
9. Порядок работы с запросами суб’объекта персональных данных
10. Государственная регистрация базы персональных данных

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определение терминов:

база персональных данных — именуемая совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных;

ответственное лицо — определенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по согласию субъекта’персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;

Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с ведома субъекта’персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых суб’объект персональных данных оставляют свои персональные данные (кроме случаев, когда суб’объектом персональных данных прямо указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

согласие суб’объекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

обезличивание персональных данных — изъятие сведений, позволяющих идентифицировать лицо;

обработка персональных данных —  любое действие или совокупность действий, осуществленных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, которые связаны с сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы персональных данных поручено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

субъект’объект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта’объекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

особые категории данных —  персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья’я или половой жизни.

Продавец — Общество с ограниченной ответственностью «УманьХимТрейд Украина».

1.2. Данное Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей при получении и обработке заказов с применением сайта: https://swell.in.ua/ (TM SeptiWell).

2. Перечень баз персональных данных, охватываемых настоящим Положением

2.1. Продавец является владельцем таких баз персональных данных:

• база персональных данных контрагентов.

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных контрагентов является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставления, получения и осуществления расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Гражданским кодексом Украины, Хозяйственным кодексом Украины, Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными суб’объекта персональных данных

4.1 Согласие суб’объекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта’объекта персональных данных может быть предоставлено в таких формах:

• документ на бумажном носителе с реквизитами, которые позволяют идентифицировать этот документ и физическое лицо;
• электронный документ, который должен содержать реквизиты, которые позволяют идентифицировать этот документ и физическое лицо. Физическое лицо, которое предоставляет персональные данные, несет самостоятельную ответственность за достоверность предоставленных им данных о себе как с целью своей идентификации (верификации), так и для целей предоставления согласия на обработку персональных данных согласно этому Положению. Добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта’объекта персональных данных;
• отметка на электронной странице документа или в электронном файле, который обрабатывается в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта’объекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством или намерений оформления таких отношений (в том числе с целью получения доступа к каталогам продукции Продавца или оформления предварительного заказа, резервирования определенной продукции, запроса ценовой продукции на нее и т.д.).

4.4. Сообщение субъекта’объекта персональных данных о включении его персональных данных в базы персональных данных, права, определенные Законом Украины «О защите персональных данных», цель сбора данных и лиц, которым передаются его персональные данные осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья’или половой жизни (особые категории данных) запрещается.

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу местонахождения продавца.

.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта’объекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства’по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не может их обеспечить.

6.3. Субъект’объект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос о доступе (далее — запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

• фамилия, имя’я и по отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, которое подает запрос (для физического лица — заявителя);
• наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя’я и по отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя);
• фамилия, имя’я и по отчество, а также другие сведения, которые позволяют идентифицировать физическое лицо, в отношении которого делается запрос;
• сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;
• перечень персональных данных, которые запрашиваются;
• цель и/или правовые основания для запроса.

6.5. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения лица, подающего запрос, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней с дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в запросе, не может превышать сорока пяти’календарных дней.

6.7. Сообщение об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с раз’разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

• фамилия, имя’я и по отчество должностного лица;
• дата отправки уведомления;
• причина отсрочки;
• срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен согласно закону.

6.10 В уведомлении об отказе указываются:

• фамилия, имя’я, отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;
• дата отправки сообщения;
• причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суд.

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи’связи с выполнением своих служебных’обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владельца базы персональных данных оборудовано системными и программно-техническими средствами и средствами связи’связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом Владельца базы персональных данных.

Обязанности’обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано’обязано:

• знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
• разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными или служебными или трудовыми’обязанностями;
• обеспечить выполнение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных;
• разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защиты персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы о периодичности осуществления такого контроля;
• сообщать Владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
• обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление суб’объектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и сообщение указанного суб’объекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей’обязанностей ответственное лицо имеет право:

• получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, изданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
• делать копии с полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, которые хранятся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
• участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей’обязанностей организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
• вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствованию методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
• получать объяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Работники, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи’связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей’обязаны’соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Работники, которые имеют доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку обязаны’не допускать разглашения в любой способ персональных данных, которые им было доверено или которые стали известны в связи’связи с выполнением профессиональных или служебных или трудовых обязанностей’обязанностей. Такое обязательство’обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7.7 Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе, осуществляющие их обработку в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность согласно законодательству Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные хранятся, но в любом случае не дольше срока хранения данных, определенного согласием субъекта’персональных данных на обработку этих данных.

.
8. Права субъекта’объекта персональных данных

8.1. Субъект’объект персональных данных имеет право:

• знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его персональные данные, ее назначение и наименование, местонахождение и / или место жительства (пребывания) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение о получении этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом;
• получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в частности информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;
• на доступ к своим персональным данным, которые содержатся в соответствующей базе персональных данных;
• получать не позднее чем за тридцать календарных дней с дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его персональных данных, которые хранятся;
• пред’предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;
• пред’предъявлять мотивированное требование об изменении или уничтожении своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или является недостоверными;
• на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или порочат честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
• обращаться по вопросам защиты своих прав в отношении персональных данных в органы государственной власти, органы местного самоуправления, к полномочиям которых относится осуществление защиты персональных данных;
• применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

9. Порядок работы с запросами субъекта’объекта персональных данных

9.1. Субъект’объект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого суб’объекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.

9.2. Доступ субъекта’объекта персональных данных к данным о себе осуществляется безвозмездно.

9.3. Субъект’объект персональных данных подает запрос о доступе (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

• фамилия, имя’я и по отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта’персональных данных;
• другие сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта’персональных данных;
• сведения о базе персональных данных, в отношении которой подается запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы;
• перечень персональных данных, которые запрашиваются.

9.4. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения субъекта’объекта персональных данных, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии с статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных».